Facturación Electrónica en Costa Rica

Preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica en Costa Rica

Christopher Araya

Oct 2, 2017 • 6 min read

En este artículo damos respuesta a las preguntas más frecuentes sobre Facturación Electrónica en Costa Rica. Además, te invitamos a consultar "17 definiciones que te ayudan a comprender la Facturación Electrónica" en esta serie de artículos para comprender a fondo todos los términos.

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¿El Ministerio de Hacienda certifica a los proveedores que brindan el servicio de sistemas para la emisión de comprobantes electrónicos?

El Ministerio de Hacienda brinda la respuesta a esta pregunta en su página de ayuda oficial, especificando lo siguiente:

No, el Ministerio de Hacienda no certifica a los proveedores que brindan el servicio de sistemas para la emisión de comprobantes electrónicos, por cuanto la responsabilidad es del obligado tributario, el cual independientemente del sistema que utilice debe de garantizar el cumplimiento de todas las disposiciones establecidas en la resolución DGT-R-48-2016, tanto las referidas al obligado tributario, como a los sistemas para la emisión de comprobantes electrónicos.

Dicho esto, las empresas como Huli que deseen brindar el servicio sólo requieren cumplir con todas las normas que se establecen en la resolución DGT-R-48-2016.

¿Los proveedores que brindan el servicio de sistemas para la emisión de comprobantes electrónicos deben cumplir con los estándares de la Asociación GS UNO Costa Rica?

No. Como lo menciona en su página web, la Asociación GS UNO Costa Rica es un grupo de empresas de muchos sectores y entre ellos se encuentra una cantidad importante de proveedores de materiales, soluciones y equipo tecnológico que conocen los estándares GS1 y por ende facilitan la implementación de los mismos.

Los estándares GS1 no son equivalentes a una certificación oficial sobre el cumplimiento de la resolución DGT-R-48-2016, así que las empresas que prestan el servicio de sistemas para la emisión de comprobantes electrónicos no deben pertenecer de forma obligatoria a esta asociación.

¿Qué es la factura electrónica y sus documentos electrónicos asociados?

Factura Electrónica es el documento comercial con efectos tributarios generado, expresado y transmitido en formato electrónico.
Sus documentos asociados son: nota de crédito y nota de débito, electrónicas, son los documentos electrónicos que permiten anular o hacer ajustes a la factura electrónica y a ellos mismos, sin alterar la información del documento origen.

¿Se pueden emitir comprobantes de ingreso en idioma extranjero?

Sí, los comprobantes de ingreso (facturas, tiquetes de caja, facturas electrónicas,) podrán ser redactadas en un idioma distinto al español y en duplicado.

¿Se pueden emitir comprobantes de ingreso en monedas extranjeras?

Sí, los comprobantes de ingreso (facturas, tiquetes de caja, facturas electrónicas,) podrán ser emitidos en moneda extranjera. Cabe destacar, que el detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación expresada en moneda extranjera debe indicarse la moneda en que realiza la operación.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los comprobantes electrónicos?

Los comprobantes electrónicos deberán conservarse por un plazo de cinco años conforme con lo establecido en el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y sus reformas, independientemente de que los contribuyentes se encuentren obligados a enviarlos al Ministerio de Hacienda para su respectiva validación.

¿Qué validez tienen los comprobantes electrónicos para el Ministerio de Hacienda?

La validez que los comprobantes electrónicos establecidos en la Resolución DGT-R-48-2016, tienen para el Ministerio de Hacienda, para los efectos tributarios, consiste en la eficacia jurídica y fuerza probatoria en las mismas condiciones que los comprobantes físicos autorizados.

¿Los comprobantes electrónicos deben de contar con algún tipo de firma (Mecanismo de seguridad) para su validez?

Sí, los comprobantes electrónicos deben contar con cualquiera de los mecanismos de seguridad permitidos por el Ministerio de Hacienda, los cuales permiten identificar al firmante (autoría), verificar la integridad del mensaje y vincular jurídicamente al actor con el documento.

¿Cuáles mecanismos de seguridad permite el Ministerio de Hacienda para firmar los comprobantes electrónicos?

Los mecanismos de seguridad permitidos por el Misterio de Hacienda para firmar comprobantes electrónicos son:

Firma digital y Sello electrónico del Banco Central de Costa Rica.
Llave criptográfica del Ministerio de Hacienda.

La llave criptográfica es el mecanismo que estarán utilizando la mayoría de los sistemas emisores de facturación electrónica y puede ser obtenida desde el Portal de Administración Tributaria Virtual.

¿Cuáles son las propiedades de una firma digital que la hacen ser tan segura?

Las propiedades de una firma digital, que la hacen ser tan segura, son las siguientes:

Autenticidad: El emisor es quien dice ser.
Integridad: El documento no se ha modificado.
No repudio: El emisor no puede negar la autoría.

¿Se debe agregar al final de la factura electrónica alguna leyenda?

Cada una de las facturas electrónicas emitidas, debe mostrar la leyenda: "Autorizada mediante resolución No. DGT-R-48-2016 del 7 de octubre del 2016".

¿Cuáles son los requisitos para la impresión de los recibos de dinero?

Los recibos de dinero autorizados al igual que las facturas, deben llevar impresos obligatoriamente, los siguientes datos:

Nombre del contribuyente o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía, si existe).
Número de cédula de identidad o cédula jurídica del contribuyente.
Numeración consecutiva.
Espacio para la fecha de la transacción.
Condiciones de la venta: contado, crédito, en consignación, etc., según corresponda.

Cuando sea un receptor manual de factura electrónica, ¿se requiere generar el comprobante de aceptación y rechazo de la factura?

El receptor manual de factura electrónica, no requiere generar el comprobante de aceptación y rechazo de la factura. Bajo esta situación, el emisor de factura electrónica, debe generarla, firmarla e imprimirla y hacer entrega de la factura al receptor manual.

¿Se utilizan respuestas de envíos o acuse de recibo para recibir la factura?

En aquellos casos donde la transacción comercial se realice entre Emisores-receptores electrónicos” o con “Receptores electrónicos no emisores”, el comprobante electrónico debe de ser aceptado o rechazado por parte del receptor del comprobante, utilizando el formato indicado para tal efecto, la confección de este mensaje de aceptado o rechazado por parte del receptor es de carácter obligatorio para el respaldo de los gastos y debe de ser enviado para su respectiva validación a la Dirección General de Tributación, en un plazo no mayor a 8 días; en caso de ser rechazado se debe de proceder a realizar un nuevo mensaje de confirmación.

¿Se puede modificar o anular la factura electrónica original?

La factura no se puede modificar o anular, lo que corresponde es efectuar una nota de crédito o débito, referenciada a la factura que corresponde.

¿Las notas de crédito o débito se aplicarían siempre haciendo referencia a la factura original?

Efectivamente, las notas de crédito o débito aplican a la factura original y deben referenciar mediante el campo de información de referencia completando los datos requeridos.

¿Qué exige la Dirección General de Tributación (DGT) dentro del sistema de factura electrónica?

El sistema de facturación electrónica que exige la Dirección General de Tributación debe contar con una opción de consulta para la utilización de la Administración Tributaria, que admita el acceso en línea a los datos, copia o descarga en un archivo electrónico de la información consultada.

¿Quién es el proveedor de facturación electrónica?

Son las personas físicas o jurídicas interesadas en ofrecer el servicio de facturación electrónica mediante sitios Web o en la nube.

¿Qué es una nota de crédito electrónica?

La nota de crédito electrónica es un documento electrónico que permite anular o hacer ajustes a la factura electrónica y a ellos mismos, sin alterar la información del documento origen.

¿Qué es una nota de débito electrónica?

La nota de débito electrónica es un documento electrónico que permite anular o hacer ajustes a la factura electrónica y a ellos mismos, sin alterar la información del documento origen.

¿En qué se diferencia la factura electrónica de la factura en papel?

La diferencia entre factura electrónica y factura en papel, se da en que la factura electrónica y otros documentos electrónicos (tiquete electrónico, notas de crédito y débito) se confeccionan mediante un sistema informático, generado, expresado y transmitido en formato electrónico XML y la factura en papel se confecciona en una imprenta autorizada por la Dirección General de Tributación.

Cuando se emite factura electrónica, ¿es necesario imprimirla en papel?

Esto va a depender del tipo de receptor, en el caso de transacciones comerciales entre emisores-receptores que cumplan con los requisitos establecidos y estén debidamente registrados, no hace falta la impresión de la factura en papel. En el caso de receptores manuales – consumidor final- sí es obligatorio que la factura se imprima, a menos de que deseen que se la envíen a su correo electrónico.