Entrevista con German Morales sobre qué es y cómo funciona la Factura Electrónica

En esta entrevista producida por nuestros amigos de El Financiero, en marzo del 2017, German Morales socio de Deloitte explica varios puntos importantes para todos los obligados a utilizar la Factura Electrónica en Costa Rica. En este artículo te brindamos un resumen de la entrevista y detallamos algunos aspectos importantes para el sector salud.

Informate con un experto de HuliPractice sobre la implementación de la Factura Electrónica para proveedores de salud en Costa Rica.

¿Quiénes son los involucrados en este paso de tecnología?

Desde este 21 de marzo entró a regir la factura electrónica en Costa Rica, inicialmente con 10 grandes contribuyentes y posteriormente se irá informando con su debido tiempo a las industrias para que procedan a su implementación.

Esta resolución del Ministerio de Hacienda de Costa Rica establece la obligatoriedad de la factura, comprobantes y notas electrónicas para todos los contribuyentes, en cualquiera de sus condiciones y que emitan facturas.

¿Cómo sabe el profesional de salud o las organizaciones de la industria de la salud cuándo debe implementar la facturación electrónica?

El Ministerio de Hacienda de Costa Rica notificará con un plazo no mayor a 6 meses antes de la fecha en que será obligatoria la factura electrónica.

En el caso del sector salud, todos los obligados deberán contar con un sistema funcional a partir del 15 de enero de 2018, según el aviso publicado en La Gaceta N° 178 del 20 de setiembre de 2017.

En este grupo se incluyen los servicios sociales y de salud, actividades de hospitales, clínicas, centros médicos, hospitales privados y otros, odontólogos, ginecólogos, médicos generales, neurólogos, oculistas, oftalmólogos, ortopedistas, odontólogos y servicios conexos, otorrinolaringólos, audiólogos y servicios conexos, farmacéuticos (doctores en farmacia), cardiólogos, oncólogos, medicina alternativa, físico terapistas, homeópatas, naturistas, psicólogos, psiquiatras, servicios de enfermería, laboratorios médicos y clínicos, radiólogos, anestesiólogos, transporte en ambulancia terrestre y aéreo, profesionales en salud ocupacional, nutricionistas, profesionales en educación especial, servicios de paramédicos, actividades veterinarias, servicios veterinarios con venta de productos gravados y servicios médicos veterinarios.

¿Qué necesitan las organizaciones para iniciar con la implementación de la facura electrónica?

Las organizaciones ahora requieren establecer comunicación con un servidor del Ministerio de Hacienda vía una interfaz informática. Dicho esto, se necesitan recursos informáticos, un programa de cómputo, contar con medidas alternativas ante fallas de electricidad e Internet, servidores y establecer la comunicación con el servidor de Hacienda, entre otros.

Una alternativa sencilla y económica es contratar los servicios de una empresa con un Sistema de Factura Electrónica implementado, como HuliPractice en el caso del sector salud.

¿Se requiere alguna preparación a nivel legal?

Sí. Se debe conocer el formato de los documentos a enviar a los servidores del Ministerio de Hacienda y la nueva regulación sobre numeración consecutiva que aplica, entre otros. Como mencionamos anteriormente, se puede contratar los servicios de una empresa que ya tenga a disposición un Sistema de Factura Electrónica implementado, como HuliPractice en el caso del sector salud.

¿Cómo funciona la factura electrónica y quiénes son los actores?

A continuación te presentamos un esquema que ilustra el flujo que sigue la factura electrónica y las interacciones de los diferentes actores.

Este cuenta con 5 pasos a alto nivel:

1. Una vez girada la orden para crear una factura, se crea un archivo XML desde el sistema del proovedor de salud, que representa la factura electrónica que cumple con todos los requisitos del Ministerio de Hacienda.

2. El sistema de facturación electrónica del proveedor de salud, por ejemplo HuliPractice, genera la clave numérica y agrega el número único generado al archivo XML.

3. Al mismo tiempo, el sistema genera el código QR como una forma de visualizar la clave numérica anteriormente generada y que será incluida en la representación gráfica de la factura que recibirán los clientes.

4. El sistema de facturación electrónica del proveedor envía a los servidores del Ministerio de Hacienda el archivo XML, en donde será firmado con la llave criptográfica y recibirá una indicación aceptación o rechazo.

5. Una vez que el sistema de facturación electrónica del proveedor de salud recibe el acuse de recibido con la indicación de "Aceptada", se envía automáticamente la factura al correo electrónico del cliente final con la representación gráfica o se imprime en caso que el cliente sea un receptor manual.

Todo esto en cuestión de segundos y sin que el proveedor de salud se preocupe por el proceso.

¿Cuáles son algunos de los beneficios para los proveedores de salud?

De ahora en adelante no se requiere imprimir una copia de la factura, pues se queda almacenada de forma digital en el sistema de facturación electrónica. Con esto, se dan los siguientes beneficios:

• Ahorro en almacenaje de facturas físicas en grandes bodegas.
• Se evita el desgaste o corrupción de las facturas físicas, que complicaba su conservación por un periodo mayor a 5 años, conforme a lo establecido por el Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
• Ahorro en papelería, cartuchos de tinta e impresoras.
• Ahorro en transporte de las facturas a otras empresas para gestionar su cobro.
• Se obtienen reportes más acertados sobre los items que se venden, a qué monto, qué tipo de producto o servicio se vende, etc.
• Se ofrece mayor seguridad con la utilización de la firma electrónica en las facturas, evitando así cualquier alteración o falsificación.
• Entre otros.

Informate con un experto de HuliPractice sobre la implementación de la Factura Electrónica para proveedores de salud en Costa Rica.

La entrevista completa en El Financiero la puedes encontrar aquí y además puedes leer más sobre Factura Electrónica en Costa Rica, en nuestra serie de artículos.

¡Comparte este artículo con todos tus colegas!