¿Cómo funciona la entrega y confirmación de los archivos XML al cliente en Costa Rica?
Según la Resolución Nº DGT-R-48-2016 emitida por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica, la entrega y confirmación de archivos XML al cliente funciona de la siguiente manera.
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Entrega de documentación al cliente
Todos aquellos obligados tributarios que deban de enviar los archivos XML a la Dirección General de Tributación de Costa Rica para su respectiva validación, deberán de entregar el comprobante electrónico y la representación gráfica al receptor por el medio que se hubiese acordado entre ellos una vez generados por el sistema, aún cuando no se cuente con el mensaje de confirmación ya sea de aceptación o rechazo por parte de la Dirección General de Tributación de Costa Rica.
Entrega a receptores manuales
Una vez recibido el mensaje de confirmación del comprobante electrónico, el mismo debe ser entregado al receptor electrónico por el medio que se haya acordado entre ellos, en el caso de receptores manuales, si se cuenta con algún medio electrónico para la entrega del mismo se debe de proceder a realizarla, de lo contrario, dicha entrega se deberá de realizar en el momento que el receptor manual lo solicite. Este mensaje será obligatorio para el respaldo de la contabilidad en caso de ser "Emisor-receptor electrónico" o "Receptor electrónico no emisor".
Entrega a receptores electrónicos
En aquellos casos donde la transacción comercial se realice entre "Emisores-receptores electrónicos" o con "Receptores electrónicos no emisores", el comprobante electrónico debe de ser aceptado o rechazado por parte del receptor del comprobante. La confección de este mensaje de aceptado o rechazado por parte del receptor es de carácter obligatorio para el respaldo de los gastos y debe de ser enviado para su respectiva validación a la Dirección General de Tributación, en un plazo no mayor a 8 días. En caso de ser rechazado se debe de proceder a realizar un nuevo mensaje de confirmación.
¿Qué pasa si se rechaza el archivo XML?
Cuando el mensaje de confirmación es de rechazo se debe realizar la respectiva nota de crédito anulando el comprobante electrónico y generar un nuevo comprobante de forma inmediata, indicándose en el apartado documento de referencia cual es el comprobante que se está sustituyendo, así como la razón del porque se rechazó y proceder con el envío al receptor.
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